Opatření č. 26/2017 - NEPLATNÉ

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

Opatření děkana č. 26/2017

Název:

Směrnice pro oběh účetních dokladů na Fakultě sociálních věd

Účinnost:

1. 10. 2017

V Praze dne 30. září 2017

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.

děkan fakulty

V souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, který stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví a jeho průkaznosti a vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, dále „zákon o účetnictví“, se vydává toto opatření, které upravuje oběh a zpracování účetních dokladů.

 

Článek 1

Obecná ustanovení

1.1   Účelem tohoto opatření je zajistit vytvoření předpokladů ke správnému, úplnému, průkaznému, srozumitelnému, přehlednému a včasnému vedení účetnictví způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů (§8 a 33 zákona o účetnictví).

1.2   Pro účely tohoto opatření se oběhem účetních dokladů rozumí plynulý proces od vyhotovení nebo přijetí účetního dokladu přes ověřování (přezkušování) a zaúčtování, až po jeho archivaci. Na tomto procesu se podílejí jak pracovníci účtárny, tak pracovníci ostatních pracovišť, kteří přímo ovlivňují úplnost a pravdivost účetních údajů, jejich kvalitu a vypovídací schopnost a včasné předložení dokladu k účetnímu zpracování.

1.3   Účetními doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat tyto náležitosti:

1.3.1 označení účetního dokladu,

1.3.2 obsah účetního případu a jeho účastníky,

1.3.3 peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,

1.3.4 okamžik vyhotovení účetního dokladu,

1.3.5 okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle 3.1.4.

1.3.6. podpisový záznam, kterým se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zvláštního předpisu nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě (§33a, odst. 4 zákona o účetnictví) osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Skutečnosti podle odstavců 1.3.1. až 1.3.6 prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem.

1.4   Účetní doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.

1.5   Daňový doklad podle zákona o dani z přidané hodnoty je účetním dokladem s náležitostmi daňového dokladu podle příslušného ustanovení zákona o dani z přidané hodnoty.

 

Článek 2

Základní pojmy

2.1   Příkazce operace je vždy vedoucí zaměstnanec oprávněný hospodařit s ucelenou částí rozpočtu (děkan, tajemník fakulty, proděkan, ředitel institutu, tajemník institutu, vedoucí součástí, řešitelé rozpočtových a mimorozpočtových grantů, a nebo pověřený vedoucí zaměstnanec oprávněný k nakládání s prostředky konkrétního pracoviště nebo projektu). V pověření musí být jednoznačně vymezen rozsah delegovaných pravomocí, viz. formulář intranet FSV „Pověření vedoucího zaměstnance působností příkazce operace“. Hlavním příkazce operace je na FSV děkan, který dále pověřuje ostatní zaměstnance.

2.2   Správce rozpočtu je vedoucí zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu fakulty a dalších součástí (vedoucí Ekonomického oddělení) nebo jeho části (tajemník institutu nebo součásti)nebo pověřený zaměstnanec další součásti či odboru fakulty (vedoucí oddělení vědy, projektový účetní apod.,) viz formulář intranet FSV „Pověření zaměstnance působností správce rozpočtu“. Hlavním správcem rozpočtu FSV včetně hospodaření s fondy je vedoucí ekonomického oddělení.

Správcem rozpočtu nesmí být osoba, která je zároveň na témže středisku příkazcem operace.

2.3   Hlavní účetní je zaměstnanec ekonomického oddělení děkanátu fakulty odpovědný za vedení účetnictví fakulty a dalších součástí.

2.4   Limitovaný příslib je navržená a odsouhlasená výše budoucího závazku, kde není znám konkrétní dodavatel ani výše budoucího závazku. Stanoví se jen horní hranice výdaje.

Formulář na intranetu FSV „Limitovaný příslib“.

2.5   Individuální příslib je navržená a odsouhlasená výše budoucího závazku, kde je předem znám věřitel a výše závazku (objednávka, smlouva – formulář na intranetu).

2.6   Operace je pro účely tohoto opatření prodej a nákup a další účetní úkony s tím spojené.

2.7   Závazek je finanční povinnost, která vzniká fakultě vůči druhé straně.

2.8   Nárok je právo na finanční plnění, které fakulta uplatňuje vůči druhé straně.

 

Článek 3

Ověřování a přezkušování účetních dokladů

3.1. Přezkušování účetního dokladu

Přezkušování účetního dokladu je prováděno za účelem prověřování věcné a formální správnosti, přičemž věcnou správnost prověřují a za ni odpovídají účastníci hospodářské operace. Za formální správnost účetního dokladu odpovídají a ji zkoumají pracovníci účtárny.

Účetní doklady se přezkušují z hlediska:

• věcného, tj. správností (i početní) údajů, obsažených v účetních dokladech (kontrola souladu účetní operace s obecně závaznými a interními předpisy, existenci operace a její oprávněnost). Přezkušování z hlediska věcného provádějí příslušní odpovědní pracovníci, kteří provedení těchto prací nařídili nebo schválili. Tito pracovníci svým podpisem na účetním dokladu potvrzují, že fakturovaná práce (zboží, dodávky) odpovídá skutečnosti, že souhlasí s účetní operací a se způsobem provedení účtovaných prací i účtovanou cenou. Tímto potvrzením účastného dokladu přebírají odpovědnost za věcnou správnost.
• formálního, tj. kontrola úplnosti všech náležitostí účetních dokladů předepsaných zákonem o účetnictví, vč. ověřování oprávněnosti pracovníků, kteří účetní operaci nařídili nebo schválili (podpisové vzory). Toto přezkušování provádějí pracovníci účtárny zásadně před zaúčtováním účetních dokladů. Při přezkušování přípustnosti posuzuje odpovědný pracovník, není-li účetní operace v rozporu s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy organizace. Pokud zjistí nepřípustnost účetního případu, je povinen neprodleně o tom prokazatelným způsobem uvědomit nadřízeného pracovníka, v závažných případech informuje tajemníka fakulty, případně děkana fakulty.

3.2. Účtový předpis

K důležitým formálním znakům účetního dokladu patří i účtový předpis, který definuje volbu souvztažnosti a podvojnosti. Tato informace je uložena v účetním programu a předkládá se na požádání.

3.3. Opravy účetních dokladů

Mezi významné úkony patří i způsob provádění oprav v účetních dokladech. V případě zjištění chyb v účetních dokladech, musí být opravy provedeny tak, aby nedošlo k porušení průkaznosti, úplnosti a správnosti účetnictví (viz § 35 zákona o účetnictví). Oprava chybného údaje se provede např. přeškrtnutím, a to tak, aby původní údaj zůstal čitelný. Oprava musí být doplněna a stvrzena podpisem oprávněné osoby v souladu s vnitřním předpisem. V případě, že byla zjištěna chyba po zaúčtování daného účetního dokladu a již po předložení účetní závěrky za příslušné období, je nutno vyhotovit na opravu zvláštní účetní doklad, který se zaúčtuje jako nový účetní případ.

3.4. Uspořádání a archivace účetních dokladů

Účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být jak uspořádány, tak archivovány způsobem, aby při případné kontrole mohly být použity jako důkazní prostředky. Doklady se archivují podle požadavků zákonů, a to zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 592/1992  Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů.

Účetní doklady je nutné označit a uspořádat tak, aby bylo zřejmé, kterého účetního období se týkají a dále tak, aby z nich byla zřejmá otázka odpovědnosti a obsahové a věcné správnosti.

3.5.Při oběhu dokladů se využívají zejména tyto kontrolní metody a kontrolní postupy

Kontrolní metody:

a. zjištění skutečného stavu hospodaření s veřejnými prostředky a jeho porovnání s příslušnou dokumentací,

b. sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky,

c. šetření a ověřování skutečností týkajících se operací.

 

Kontrolní postupy:

a. schvalovací postupy, které zajišťují prověření podkladů připravovaných operací a které tyto operace v případech zjištění nedostatků pozastaví až do doby jejich odstranění,   jsou realizovány v působnosti příkazce operace,

b.operační postupy, které zajišťují úplný a přesný průběh operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování, a které zahrnují i kontrolní techniky při prověřování jejich dokumentace a sestavování účetních, jiných finančních a statistických výkazů, hlášení a zpráv,

c.hodnotící postupy, které zajišťují posouzení údajů o provedených operacích ukládaných v zavedených informačních systémech a obsažených v účetních, jiných finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách, dále jejich porovnání se schválenými rozpočty a vyhodnocení jejich důsledků na celkové hospodaření.

 

Článek 4

Forma a oběh dokladů

4.1 Předmět úpravy

Ustanovení tohoto opatření se vztahují na oběh vnějších a vnitřních účetních dokladů ověřujících provedení hospodářských operací, o nichž se účtuje v účetnictví, např. – faktur a dobropisů, dokladů k ostatním platbám, dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmů a srážek z mezd, dokladů při pracovních cestách, pokladních dokladů. Toto opatření neupravuje režim výkonu spisové služby (podatelny), který je předmětem zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb.

4.2 Oběh dokladů – výdajová část

4.2.1 Objednávky

Při dodávkách zboží, prací a služeb od externích dodavatelů zabezpečovaných pomocí objednávek (viz. formulář intranet FSV „Objednávka“), musí být dodrženy tyto zásady:

• objednávky jsou vystavovány ekonomickým oddělením v číselné řadě s počátkem od číslovky „1“ (jedna) počínaje začátkem kalendářního roku a s označením příslušného roku, a to na základě podepsaného požadavku příslušného pracoviště,
• objednávka obsahuje zejména tyto náležitosti: název (jméno a příjmení dodavatele), sídlo (bydliště resp. provozovna), IČ, DIČ, předmět plnění a údaj o ceně,
• objednávky jsou vyhotovovány ve dvou vyhotoveních s tím, že jedno vyhotovení   podepsané objednávky bude připojeno  k faktuře přijaté na základě objednávky, jedno vyhotovení  bude založeno v ekonomickém oddělení po dobu archivační doby.

4.2.2  Dodavatelské faktury

4.2.2.1  Příjem faktur

1. 1. faktury jsou přijímány v podatelně. Prostřednictvím podatelny jsou předávány ke zpracování osobám, odpovědným za účetní případ – ekonomickému oddělení,
   2. v ekonomickém oddělení pověřený pracovník u došlé faktury ověří, zda obsahuje všechny náležitosti účetního záznamu a daňového dokladu – tzv. formální správnost dokladu. V případě, že faktura neodpovídá požadavkům zákona o dani z přidané hodnoty, vrátí ji neodkladně dodavateli k přepracování,
   3. zkontrolovaná faktura (bez formálních chyb) je zapsaná do knihy faktur a opatřena „průvodním listem faktury“ (tzv. košilkou – viz. formulář intranet „Průvodní list faktury“).

 

Průvodní list faktury obsahuje tyto informace:

• datum přijetí faktury,
• pořadové číslo,
• další informace, nutné k řádnému zaúčtování faktury ve finanční účtárně.

Takto zpracovaná faktura je prostřednictvím podatelny předána příslušnému pracovišti k přezkoušení účetního dokladu za účelem ověření věcné správnosti.

4.2.2.2 Ověření správnosti a placení faktur

1. Příslušné pracoviště

Vedoucí odborného útvaru nebo jím pověření pracovník zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání prostředků v souladu se zásadami řádného hospodáře. Provede zejména:

• kontrolu věcné a finanční správnosti faktury,
• přiřadí faktuře číslo střediska, útvaru nebo grantu a zaznamená tyto potřebné informace na průvodním listě faktury.

Správnost faktury se stvrzuje podpisem pracovníka (příkazcem operace), z jehož podnětu byla faktura vystavena a pracovníkem odpovědným za nakládání s finančními prostředky (správcem rozpočtu) na průvodním listu faktury. Součástí podpisu je i datum. Takto odsouhlasenou fakturu (originál faktury s doplněným průvodním listem faktury) předá pracoviště zpět prostřednictvím podatelny na ekonomické oddělení k zaplacení, a to nejpozději 4 dny před splatností faktury.

2. Ekonomické oddělení

Pověřený pracovník ekonomického oddělení ověří dle podpisových vzorů oprávněnost podepsaných osob a předá faktury vedoucí ekonomického oddělení k podpisu. Faktury nad 20 tis. Kč jsou předkládány ke schválení tajemníkovi fakulty. Hlavní účetní provede předběžnou finanční kontrolu po vzniku závazků a připojí svůj podpis na průvodní list faktury. Po opatření průvodního listu faktury všemi požadovanými podpisy je faktura předána finanční účtárně k úhradě. Po obdržení výpisu z účtu z peněžního ústavu, zapíše účetní datum úhrady do knihy došlých faktur a předá k zaúčtování v souladu s platným účtovým rozvrhem.

4.2.3  Doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd

Agenda spojená s účtování mezd se vede ve mzdové účtárně.

4.2.3.1 Podklady pro zpracování mezd jsou spojeny zejména s těmito operacemi:

• s nástupy zaměstnanců do pracovního poměru a ukončením pracovního poměru,
• se změnami u stávajících zaměstnanců,
• se získáním podkladů pro výpočet mezd u pracovníků zaměstnaných na základě dohod (o provedení práce, o pracovní činnosti),
• s vyplácením odměn zaměstnanců.

     Odměny zaměstnanců jsou vypláceny na základě návrhu (viz. formulář intranet FSV „Návrh na přiznání odměny“) podepsaného a zdůvodněného příkazcem operace a    potvrzeného podpisem správce rozpočtu, vedoucího útvaru odměňovaného pracovníka, děkana a tajemníka fakulty.

      Návrh na výplatu odměny je předkládán v jednom vyhotovení s uvedením čísel středisek pro krytí vyplacených odměn do 26. dne daného měsíce. Pokud bude návrh dodán po tomto datu, bude odměna vyplacena v následujícím měsíci.

 

4.2.3.2 Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou sestavy:

• rekapitulace mezd,
• přehled o výši odvodu sociálního pojištění,
• přehled o výši odvodu zdravotního pojištění podle jednotlivých pojišťoven,
• hromadné příkazy do banky k úhradě (např. k převodu mezd zaměstnanců),
• rekapitulace všech srážek,                                               

         a dále evidenční listy důchodového pojištění.

4.2.4 Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách

Organizace tuzemských a zahraničních pracovních cest včetně oběhu dokladů je stanovena Opatřením děkana č. 6/2016  a dodatky k tomuto opatření, případně aktuálně platným opatřením děkana.

4.2.5 Doklady k účtování cenin

Nákup cenin zabezpečuje pověřený pracovník (pokladní), který zároveň vede evidenci cenin (např. stravenky).

4.2.6 Doklady k účtování majetku

Účtování o pořízení, zařazení do užívání a vyřazení majetku (DHM, DNM, DDHM a DDNM) zabezpečuje pracovník ekonomického oddělení. V tomto případě postoupí pověřený pracovník ekonomického oddělení fakturu nejprve pracovníkovi pro správu majetku k zaevidování. Záznam o zařazení do evidence majetku včetně přiděleného inventárního čísla bude zapsán na průvodní list faktury, evidence bude podepsána a faktura předána zpět. Správa majetku v dalších úkonech ve věci vedení a vyřazování majetku se řídí Opatřením děkana č. 29/2016, a dodatky k tomuto opatření, případně aktuálně platným opatřením děkana. 

4.2.7 Doklady k ostatním platbám

Na ostatní platby, které je účetní jednotka povinna provádět na základě smlouvy a na ně není vystavena od dodavatele faktura (zálohy, nájemné apod.), vyhotoví příslušné  podklad pro vystavení vnitřního účetního dokladu a postupuje se dále podle odst. 4.1.2.2 tohoto opatření.

4.3 Oběh dokladů – příjmová část

4.3.1 Vystavování dokladů

a) Faktury za výkony (služby aj.) vystavuje na základě pokynu pověřeného pracovníka příslušného pracoviště finanční účtárna. Ta odpovídá za to, že vystavená faktura je věcně i formálně v pořádku (viz náležitosti účetního/daňového dokladu). Originál faktury je odeslán odběrateli. Kopie faktury je ponechána ve finanční účtárně (bod 3.1)

b) při platbách v hotovosti pokladní doklady vydává pracovnice pokladny.

 

4.3.2 Likvidace vystavených dokladů

Pověřený pracovník finanční účtárny zapíše fakturu do knihy vydaných faktur a zaúčtuje o ní. K faktuře připojí informace o zaúčtování faktury, která se pořizuje z účetního software – součásti informace je i podpis osob odpovídajících za zaúčtování. Po úhradě faktury zaznamená v knize vydaných faktur datum úhrady a předá tuto informaci dále k zaúčtování.

 

4.3.3 Oběh bankovních dokladů

a) Bankovními doklady se pro účely tohoto opatření rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů.

b) Příkazy k úhradě vystavuje pověřený pracovník finanční účtárny. Příkaz podepisují zaměstnanci, kteří mají dispoziční právo k účtům u příslušné banky podle platných podpisových vzorů a podle propozic banky.

c) Výpisy z účtu jsou denně elektronicky přijímány finanční účtárnou prostřednictvím služby „Moje banka„. Na základě výpisu z účtu provede pověřených pracovník finanční účtárny kontrolu realizovaných plateb.  

d) V případě zjištěné neprovedené platby provádí pověřených pracovník opravný příkaz k úhradě.

e) Na základě výpisu z běžného účtu se následně provede zaúčtování proběhlých plateb – přijatých i provedených. Bankovní výpis je po zpracování založen.

 

4. 3.4 Oběh pokladních dokladů

Pokladní operace smí provádět jen zaměstnanec, se kterým byla uzavřena smlouva o hmotné odpovědnosti podle zákoníku práce (dále jen „pokladní“). V případě jeho dlouhodobé nepřítomnosti zastupuje zaměstnanec, kterého jmenuje vedoucí ekonomického oddělení.

Dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty podepisuje pracovník oprávněný jednat v pracovně právních vztazích zaměstnanců fakulty (děkan fakulty nebo jím zmocněný pracovník dle vzoru vystaveného na intranetu („Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty“). Originál dohody je založen v osobní složce zaměstnance v personálním referátu.

Pokladními doklady se pro účely tohoto opatření rozumějí:

• pokladní kniha,
• příjmový pokladní doklad,
• výdajový pokladní doklad,
• přílohy k příjmovým a výdajovým pokladním dokladům.

Pokladní doklady, které pokladní přijme a vydá, následně předá pověřenému pracovníku finanční účtárny k zaúčtování.

Příjmový pokladní doklad vystavuje pokladní při příjmu peněz do pokladny na základě dokladu schváleného příkazcem operace.

Výdajový pokladní doklad vystavuje pokladní na základě dokladu (např. zálohy, vyúčtování drobného vydání, náhrady cestovních výdajů)podepsaného příkazcem operace a správcem rozpočtu při výdeji peněz z pokladny. Na výdajovém pokladním dokladu musí být podpis příjemce peněz a pokladní.

Pokladní má tyto povinnosti:

• zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě nebo přijetí měly stanovené náležitosti – název a číslo, název účetního jednotky, okamžik (datum) vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy (podpisové záznamy) oprávněných pracovníků,
• vede chronologicky záznamy v pokladní knize,
• dodržuje stanovený pokladní limit,
• před měsíční uzávěrkou odsouhlasí stav v pokladní knize podle sestav z účtárny.

4.4 Podpisové vzory

Ustanovení o podpisových vzorech se vztahuje k podpisovým vzorům pracovníků (příkazce operace, správce rozpočtu), kteří jsou:

a) oprávněni vydávat a schvalovat dispozice s finančními prostředky (rozpočtovými i nerozpočtovými u peněžních ústavů. Seznam podpisových vzorů zajišťuje a aktualizuje ekonomické oddělení prostřednictvím rektorátu  UK. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušných peněžních ústavů, kopie je uložena v účtárně.

b) oprávněni schvalovat hospodářské operace a pracovní cesty. Seznam podpisových vzorů zajišťuje ekonomické oddělení ve spolupráci s jednotlivými pracovišti a řešiteli projektů vědy a výzkumu. Seznam podpisových vzorů je uložen v ekonomickém oddělení.

c) odpovědni za správu rozpočtu fakulty či dalších součástí fakulty

V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně plynoucích pravomocí a odpovědností u pracovníků, kteří mají oprávnění podle odst. 4.3 písm. a, b, c , oznámí vedoucí příslušné organizační jednotky tuto změnu neprodleně ekonomickému oddělení a současně mu předá aktualizované podpisové vzory (viz. formulář intranet FSV „Podpisové vzory – aktualizace“).

Ekonomické oddělení vyhotoví podpisové vzory hlavní účetní, pracovnic účtárny a pokladní. Podpisové vzory jsou uloženy v ekonomickém oddělení.

 

Článek 5

Doklady při zajišťování dodávek zboží, prací a služeb

 

5. 1.Zajištění dodávek zboží, prací a služeb v rámci limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu podle  27 , § 31 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů  (dále jen „zákon o veřejných zakázkách“)

Dodávky zboží, prací a služeb jsou zajišťovány formou individuálních příslibů, tj. objednávek a smluv, limitovaných příslibů (viz. formuláře intranet FSV) a nákupů za hotové. Z dodávek zboží jsou vyloučeny nákupy alkoholických nápojů, není možné uplatňovat jejich proplácení. Výjimku tvoří dodávky šumivých vín a tichých vín jako propagačního předmětu.

Další výjimkou jsou nákupy či úhrada za požívání alkoholických nápojů, pokud se jedná o součást plnění pracovních úkolů zaměstnance nebo je s plněním těchto úkolů obvykle spojeno, např. pracovní jednání se zahraničním partnerem. Tyto výdaje jsou financované z hospodářské činnosti.

Nákup běžných provozních potřeb v hodnotě do 10.000,-Kč bez DPH výhradně spotřebního charakteru, a nejedná-li se o nákupy drobného dlouhodobého hmotného majetku od 3.000,- Kč bez DPH, lze pořídit bez objednávky.

Dodávky zboží, prací a služeb provozního charakteru vyplývající z běžné, pravidelné činnosti, které je nutné pořizovat operativně, lze zajistit formou limitovaného příslibu. Limitovaný příslib se vztahuje k operacím, se kterými souvisejí závazky, jejichž věřitel a výše není předem známa – stanoví se pouze finanční limit čerpání prostředků na určité období.

Dodávky zboží, prací a služeb v hodnotě nad 10.000,-Kč bez DPH do hodnoty 200.000,-Kč bez DPH jsou zajišťovány formou objednávky. U objednávek nad 100.000 Kc může tajemník rozhodnout o tom, že namísto objednávky bude uzavřena smlouva.

Dodávky zboží, prací a služeb v hodnotě nad 200.000,-Kč bez DPH do hodnoty limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu podle zákona o veřejných zakázkách, jsou realizovány formou smlouvy uzavírané po provedeném výběru dodavatele na základě výzvy k podání nabídky.

Pokud to vyžaduje povaha předmětu zakázky, mohou být smlouvy uzavírány i na dodávky zboží, prací a služeb, jejich hodnota nedosáhne 100,- Kč bez DPH.

Pokud ve smlouvě není dohodnuta celková cena zakázky (např. dodávky energií, telefonní poplatky, poštovné, rámcové smlouvy) je finanční krytí předpokládaných závazků zajišťováno formou limitovaných příslibů nebo formou dílčích objednávek.

Uvedený režim zadávání zakázek se nevztahuje na vnitrouniverzitní dodávky, jimiž se efektivněji využívají vlastní kapacity univerzity, přičemž cena dodávky musí být v patřičné relaci k cenám na trhu. Zajištění dodávek zboží, prací či služeb formou objednávek, limitovaných příslibů či smluv je povinné, a to i v těch případech, kdy dodavatel písemné potvrzení závazku nevyžaduje.

 

5.2 Limitované přísliby

Žádost o limitovaný příslib předkládá příkazce operace správci rozpočtu na formuláři „Limitovaný příslib“ uvedeném na intranetu FSV. Správce rozpočtu předá schválený limitovaný příslib zpět příkazci operace, jeho kopii současně hlavnímu účetnímu nebo pověřenému pracovníkovi účtárny. Za čerpání limitovaného příslibu odpovídá příkazce operace.

Limitované přísliby jsou číslovány pro každý kalendářní rok samostatně a na příslibu musí být uvedeno číslo střediska.

 

5.3 Individuální přísliby (objednávky, smlouvy)

5.3.1 Smlouvy

Objednatel zakázky předloží po provedeném výběru dodavatele děkanovi k podpisu návrh příslušné smlouvy ve třech  výtiscích doložený „Průvodním listem ke smlouvě“ (viz. formulář intranet FSV). Návrh smlouvy musí být odsouhlasen příkazcem operace, právníkem fakulty, vedoucím ekonomického oddělení fakulty a tajemníkem fakulty. Odsouhlasení formou podpisu či parafy se uskuteční na tzv. průvodním listu ke smlouvě.

Jeden výtisk smlouvy včetně kopie doporučení hodnotící komise a kopie rozhodnutí zadavatele je založen u objednatele. Druhý výtisk smlouvy včetně originálů veškeré dokumentace k výběru dodavatele a „Průvodního listu smlouvy“ je založen na ekonomickém odboru, který odpovídá za archivaci těchto dokumentů. V případě smluv, jejichž hodnota přesáhne 50.000,-Kč bez DPH, je objednatel povinen předat na ekonomické oddělení tuto smlouvu v elektronické podobě ke zveřejnění na profilu zadavatele podle §147a dost. 2 písm. A) zákona o veřejných zakázkách a Opatření rektora č. 18/2016. Tuto povinnost musí splnit nejpozději do 5 dnů od jejího uzavření.

5.3.2 Objednávky

Viz. článek 4, bod 4.2.1.

Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. 10. 2017 a ruší tím opatření děkana č. 33/2016.

 

 

Za správnost:

Mgr. Tomáš Gec – tajemník FSV UK Bc. Hana Pokorná, DiS. - vedoucí EO

PhDr. Jakub Končelík, Ph.D. děkan fakulty