Pokyn tajemnice č. 4/2002

Pokyn tajemnice č. 4/2002

k archivaci účetních záznamů a dalších písemností ekonomického charakteru na FSV

1)    Ve smyslu § 31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví v posledním znění, jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po níže uvedenou dobu od konce účetního období, kterého se týkají:

• Účetní závěrka a výroční zpráva  10 let
• Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy 5 let
• Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokazují formu vedení účetnictví. Účetní záznam může mít písemnou formu (rukopis,psací stroj, tiskařská nebo reprografická technika, tiskové výstupní zařízení výpočetní techniky) nebo technickou formu (elektronický, optický nebo jiný způsob) 5 let

2)     Ve smyslu § 35a odstavce 4 zákona č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v posledním znění jsou organizace povinny uschovávat :

• Mzdové listy 30 let
• Účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění 30 let od konce účetního období, kterého se týkají.

3)     Ve smyslu § 64b zákona č. 199/1994 Sb. o zadávání veřejných zakázek v posledním znění jsou povinni zadavatelé uschovávat :

• Dokumentaci  5 let
• Nabídky všech uchazečů 5 let od uzavření smlouvy nebo od zrušení zadání veřejné zakázky

4)    Písemnosti aktuální rok a dva předcházející roky jsou umístěny:

• Účetní doklady vč. účetních závěrek, bez mzdové agendy ve finanční účtárně
• Mzdové listy, vč. podkladů pro zpracování mezd ve mzdové účtárně
• Rozpočty, odpisové plány, přehledy o poskytnutých dotacích, grantech, darech v ekonomickém oddělení
• Inventurní soupisy na úseku správy majetku

5)    V archivu FSV, umístěném v suterénu budovy Hollar se ukládají po uplynutí doby uvedené v bodě 1 - 3 tyto doklady:

• Účetní, mzdové a další výše uvedené doklady jsou založeny v pořadačích. Pořadače jsou označeny druhem dokladu, počátečním a konečným číslem dokladu, rokem.
• Účetní závěrky, mzdové listy, výkazy a výroční zprávy jsou uloženy v samostatném pořadači u dokladů jednotlivých let.
• Hlavní knihy řazené podle jednotlivých měsíců, jsou svázány za rok, a uloženy v regálech u jednotlivých let.

6)    Účetní deníky, archivované v elektronické podobě (na disketách) jsou uloženy v samostatném boxu v účtárně.

7)    Veškeré doklady po uplynutí doby uvedené v odstavci 1-3 se předávají do centrálního archivu na Univerzitě Karlově.

Za správnou archivaci dokladů zodpovídá: vedoucí ekonomického oddělení.

Pokyn nabývá účinnosti dnem vydání.

Ing. Zuzana Beníšková

tajemnice

V Praze dne 20. května 2002